Ryhmäliikunnan asiakaskokemus

Viime viikolla tuli selvästi sohaistua muurahaispesää, Ryhmäliikunta on surkeaa -tekstillä, jossa listasin rekisteröimiäni ryhmäliikuntaan liittyä palvelukömmähdyksiä lähiviikoilta. Oli jännä huomata, kuin moni ryhmäliikunnan ammattilainen on valmis oikeuttamaan itselleen nuo listaamani epäkohdat. Onneksi osa ohjaajista ja keskuksista ottivat asiat korvan taakse ja pyrkivät jatkossa tarjoamaan parempaa asiakaskokemusta. Taisi lista päästä jo esille yhteen koulutustilaisuuteenkin.

Mitä asiakas odottaa ryhmäliikunnalta? Millainen on hyvä ryhmäliikunnan palvelukokemus? Listaan nyt seitsemän kohdan tarkistuslistan - seitsemän kuolemansyntiä - ja määrittelen niihin vielä vastuut. Johtajalla tarkoitan tässä sitä henkilöä, joka vastaa liikuntapaikan ryhmäliikunnasta, sen operoinnista, oli hän omistaja, paikan johtaja, ryhmäliikuntavastaava tai muu ryhmäliikunnan esimies.

1. Asiakas odottaa, että pukuhuoneessa on riittävästi tilaa ennen ja jälkeen tunnin.

• Johtajan vastuulla on rakentaa kalenteri siten, että ruuhkahuippuja on mahdollisimman vähän. Jos ryhmäliikuntasaleja on monta, tunnit eivät voi alkaa ja päättyä saleissa samaan aikaan, vaan ajat pitää porrastaa.

2. Asiakas odottaa, että tunti alkaa ja myös päättyy ajallaan.

• Johtajan vastuulla on rakentaa kalenterit niin, että tuohon on realistinen mahdollisuus. Esimerkiksi tuntien vaihtovälin pitää olla vähintään 10 minuuttia, mielellään 15 minuuttia, varsinkin jos jommalla kummalla tunnilla käytetään välineitä, joiden siirtoon kuluu aikaa.

• Ohjaajan vastuulla on saapua ajallaan ohjaamaan, vähintään tuo 10 minuuttia ennen tunnin alkua sekä lopettaa, silloin kun tunti on suunniteltu loppuvan, koska yliaika vaikuttaa seuraaviin tunteihin ja jollakin asiakkaalla voi olla tarve päästä tunnilta sen päättymisaikaan.

3. Asiakas odottaa, että tunti on kuvauksensa mukainen.

• Johtajan vastuulla on ohjeistaa työntekijöitä tuntikuvauksen sisällöstä ja vaatia tunneista suunnitelmat nähtäväksi.

• Ohjaajan vastuulla on pitää tuntikuvauksen mukainen tunti ja toimittaa tunnista suunnitelma johtajalle. Ohjaajan vastuulla on, että tunti vastaa sisällöltään ja haastavuudeltaan sitä, mitä asiakkaalle on luvattu tuntikuvauksissa. Haastavinta on ohjata helpoimpia tuntikuvauksia.

4. Asiakas odottaa, että ohjaaja on työkykyinen.

• Johtajan tehtävä on varmistaa, että ohjaajat ovat työkykyisiä ja huomata, milloin he eivät ole.

• Ohjaajan vastuulla on varmistaa, että on työkykyinen, tullessaan ohjaamaan tuntia.

5. Asiakas odottaa, että sama ohjaaja ohjaa pääsääntöisesti kyseistä viikkotuntia. 

• Johtajan vastuulla on jakaa ohjattavat tunnit niin, että jokaisella tunnilla on nimetty ohjaaja, joka pitää aina tunnin, paitsi ollessaan työlainsäädännön määrittelemästä syystä estynyt ohjaamaan tuntia. Tunnilla ei voi olla säännöllisesti vuorottelevaa ohjaajaa, koska ryhmäliikunta henkilöityy ja tällöin jokaisella tunnilla on puolet tyytymättömiä juuri sen kerran ohjaajaan, mikäli ohjaajat ovat jakaneet tunnin.

• Ohjaajan vastuulla on pitää oma tuntinsa aina, poislukien työlainsäädännössä mainitut syyt olla ohjaamatta tuntia. Asiakas käy tunnilla Sinun vuoksesi!

6. Asiakas odottaa, että ohjaaja on läsnä tunnilla.

• Ohjaajan vastuulla on ottaa kontaktia asiakkaisiin, tervehtiä ennen ja jälkeen tunnin sekä erityisesti ohjata tuntia, henkilökohtaisen harjoituksen sijaan ja ennen kaikkea antaa persoonansa tulla esiin. Pitää hyväksyä se, että kaikki eivät pidä samanlaisista persoonista. Kts. kohta 5!

7. Asiakas odottaa vaivatonta ja miellyttävää kokemusta, jopa flow-tilaa, jossa ajantaju häviää.

• Johtajan vastuulla on varmistaa, että tilat ja välineet ovat toimintakuntoisia ja huolehtia mahdollisten puutteiden informoimisesta ohjaajille viipymättä, jotta ne eivät tule yllätyksenä ohjaajalle.
• Ohjaajan vastuulla on tarkistaa, ennen ja jälkeen tunnin, että tilat ja välineet ovat kunnossa sekä ilmoittaa mahdollisista puutteista johtajalle. Ohjaajan vastuulla on, että tunti on suunniteltu ja että suunnitelmaa noudatetaan.  

Nämä ovat siis ryhmäliikuntakokemuksen peruselementtejä, ei niitä, joilla tehdään wau-elämyksiä vaan näillä tehdään perushyvää palvelua. Ne wau-elämykset tehdään extramaileilla. Mitä ne voisivat olla, ryhmäliikunnassa? Tarjoatko sinä wau-elämyksiä?

Jos jaksat vielä lukea, kerron vielä, miten minun ryhmäliikuntatuntini valmistuu. Otan esimerkiksi sisäpyöräilyn mäkitunnin. Uuden tunnin valmistelu alkaa yleensä kolmisen viikkoa ennen uutta ohjelmaa. Ohjaan samaa tuntia 10-12 viikkoa, koska se on työstämisen kannalta järkevää ja mahdollistaa asiakkaille tunnin rakenteen oppimisen, joka pääsääntöisesti lisää tunnin mielekkyyttä ja mahdollistaa kehittymisen seurannan.

Tunnin profiili

• Mietin ensin, millainen profiili tunnilla on. Mennäänkö siinä millä sykealueella ja kuinka usein noustaan vauhtikestävyys- tai maksimikestävyysalueelle, kuinka monta varsinaista nousua siis tunnilla on.

Musiikki

• Kerään musiikkilistaa käytännössä koko ajan. 
• Kun olen päättänyt, millainen profiili on, valitsen keräämältäni listalta sekä kirjastostani eri kohtiin sopivia kappaleita. 
• Kuuntelen tuota listaa ehkä viikon, välillä vaihdellen kappaleiden paikkoja ja kappaleita, jos kuulostaa siltä, että jokin kappale ei jostakin syystä toimi juuri siinä kohtaa. 

Rakentaminen

• Kun lista on valmis, miksaan musiikin yhteen. Tässä menee usein helposti neljä tuntia, usein pidempään, jotta saan kappaleiden vaihdot menemään sujuvasti limittäin, myös temmonvaihtelujen suhteen. 
• Kun musiikki on miksattu, rakennan sen ympärille sykekartan sykeohjausjärjestelmään, siitäkin huolimatta vaikka keskuksessa ei olisi sykeseurantajärjestelmää käytössä. Tässä menee helposti muutama tunti.
• Teen tunnista suunnitelman itselleni ja keskuksen johtajalle, jossa olen miettinyt, mitä missäkin kappaleen kohdassa tehdään ja kuinka pitkään sekä onko toimelle kevyempi/haastavampi vaihtoehto asiakkaalle.

Ohjaaminen

• Valitsen mielelläni tuntiajankohtia, joissa ei ole edeltävää tuntia, koska haluan aina olla ensimmäisenä paikalla salissa ja tarkistaa rauhassa, että kaikki toimii ja asiakkaat saavat tulla valmisteltuun saliin, jossa soi jo musiikki. 
• Kerron asiakkaille viisi minuuttia ennen tunnin alkua, mitä tänään on tiedossa ja mikä tunnin tarkoitus on. 
• Aloitan tunnin lähes poikkeuksetta minuutilleen sen alkamisaikaan ja päätän sen samoin, minuutilleen, koska koko kappalelista kestää aina lähes sekunnilleen juuri sen tunnin mitan verran. 
• Aloitan tunnin aina 30-60 sekunnin rauhoittumisella, että oikeasti ollaan paikallaan, hiljaa. Myöhässä saapuvat pääsevät sisään vasta tämän jälkeen, jos keskuksessa on tapana päästää asiakkaita myöhässä tunneille.
• Pyrin ohjaamaan elämäni parhaan vedon ja olen oma itseni - ohjaajaminä.

En väitä, ettenkö olisi joskus itsekin syyllistynyt edellisessä tekstissä listaamiini palveluvirheisiin. Niitä sattuu jokaiselle, mutta väitän, että olen pyrkinyt ne aina eliminoimaan, koska suurin osa niistä on omiin valintoihini perustuvia. On ollut huonoja päiviä ja isoa surua, kipuakin, tunnin aikana, mutta jostakin se ohjaamisvietti tulee ja se antaa jopa voimaa, vaikeissakin hetkissä.

En myöskään väitä, että kaikki pitävät tunneistani enkä oleta, että kaikki näkevät näin paljon vaivaa tunneistaan. Minä olen valinnut - ihan vapaaehtoisesti - panostaa ohjauksiin. Enkä ole koskaan ajatellut, että jonkun pitäisi minulle erikseen maksaa tuosta käyttämästäni valmisteluajasta, koska itse olen valinnut nähdä tuon kaiken vaivan. Teen sen miellelläni, koska se paras tunti on vielä minulla pitämättä.

En ole niin hyvä, kuin minusta tulee

mutta olen parempi, kuin olen ollut