Se tunne, kun...

Tiedättehän sen tunteen, kun työpöytä on tyhjä ja sähköpostin inboxikin on tyhjä? Pöydällä ei ole yhtään paperia, joille pitäisi tehdä jotain eikä sähköpostissa yhtään meiliä, johon pitäisi vastata. Kyllä te tuon tunteen tiedätte. Ihan arkipäiväistä.

Minulla kävi taas noin. Ei yllättäen eikä pyytämättä, vaan muutaman viikon aktiivisen työajanhallinnan avulla. Alan olemaan tässäkin jo aika hyvä, kun päästän niin usein työajan hallinnastani, kunnes otan taas aikaa niskasta kiinni ja tyhjään pöydän. Kiire on niin ihana tekosyy.

Mehän käytämme kaikkeen aina juuri niin paljon aikaa, kuin siihen on. Suurimman osan työtehtävistä voisimme tehdä aina heti pois, mutta emme viitsi/jaksa/kykene. Pyörittelemme ihan turhaan papereita pöydällä, kun ne voisi aina heti hoitaa määränpäähänsä eikä vain siihen pöydän kulmalla olevaan pinoon. Samoin on sähköpostien kanssa, silmäilemme samoja posteja monta kertaa päivässä tai jopa viikossa. Miettikää, paljonko tuohon turhautuu aikaa ja mitä se tekee stressitasolle. Tuhlaamme tolkuttomasti aikaa.

Otan ajan haltuun siten, että minulla on työpöydällä kalenteri. Siitä saan varata enintään neljälle työtehtävälle slotin jokaisesta työpäivästä. En yhtään enempää, koska kokemuksesta osaan jo sanoa, että neljä tehtävää on se maaginen määrä, jonka viitsii/jaksaa/ehtii tehdä. Aloitan niistä heti toimistolle saavuttuani.

Sen jälkeen luen meilit ja vastaan lukemaani meiliin heti, jos siihen pitää vastata. Muut meilit menevät omiin kansioihinsa. Jos johonkin pitää vastata tai reagoida myöhemmin, se menee tehtäväksi pöytäkalenteriin, vieden yhden niistä kullekin päivälle varatusta neljästä slotista. Jokaiselle tehtävälle on aikansa, niin ne eivät rasita pääkoppaa, tekemättömänä työnä.

Kun nuo hommat ovat paketissa, on aika avata päivän postit, jotka varmasti ovat jo siihen aikaa ilmestyneet lokerooni. Sama juttu näissä, kukin posti on nenän edessä vain kerran, jonka jälkeen se löytää lopullisen päämääränsä tai se jää keskeneräisiin ja varaa merkinnän pöytäkalenterista, jolloin se hoidetaan maaliin. Kun se ei jää vain pyörimään pöydälle, se ei myöskään kuormita voimavaroja.

Tuota kaavaa noudattamalla työpöytä ja meilin inbox tyhjenee muutamassa viikossa. Kokeile. Samaa kaavaa noudattamalla se pysyykin sellaisena, mutta jostain syystä sitä helpolla taas lipsuu kaavasta, kun aika tuntuu lisääntyvän. Olen mantrannut 40/20/40 -säännöstä aiemmin ja nyt pitäisi taas olla aikaa noudattaa tuota mantraa. Oikeasti niihin meileihin ja posteihin - toteuttamiseen - menee maksimissaan tuo 20 % työajasta, jos työajan käyttää järkevästi. Suunnitteluun ja seurantaan pitää johtajalla jäädä 40 % työajasta kumpaankin.

Sain taannoin johtamisvalmentajalta hyvän vinkin, kun kirosin ääneen sähköpostien tulvaa. Vinkki oli yksinkertainen:

Jos haluat vähemmän sähköposteja, lopeta niiden lähettäminen.

Siitä asti läppärin nurkassa on ollut lappu, Lopeta sähköpostijohtaminen.

Kun saa ajan hallintaan, tulee melkein välittömästi olo, että en ole enää tarpeellinen. Tosin olen aina sanonut, että johtaja osaa hommansa silloin, kun hän on tarpeeton, mutta hyödyllinen. 4 tunnin työviikossa on tietyllä tavalla järkeä.

Minun maanantai alkoi siten, että olen nyt runsaan tunnin aikana hoitanut taas kaikki meilit ja postit. Nyt saan loppupäivän suunnitella ja seurata sekä parantaa tuotetamme ja asiakaskokemusta. Niissä olen parhaimmillani. Siitä klubimme ja asiakkaamme hyötyvät eniten.

Aikaa on rajallisesti. Tuhlaa sitä viisaasti.