sunnuntai 9. kesäkuuta 2013

Suunnittele - Toteuta - Seuraa

Onnistuminen yrittämisessä, tai missä tahansa projektissa ja prosessissa, perustuu kolmen toimen yhteislauluun:

  • Suunnittele
  • Toteuta
  • Seuraa

Kun toistat aina nuo kolme vaihetta, onnistut useammin. Tai ainakin tiedät, miksi et onnistunut ja osaat ottaa opiksi.

Ihminen on pohjimmiltaan laiska. Meistä jokainen pyrkii menemään sieltä, mistä aita on matalin. Tyhmä turhaa työtä tekee. Vielä tyhmempi ei ymmärrä, mikä on turhaa työtä. Suunnittelu on monelle ajanhukkaa. Seuranta on taas vaivalloista. On helpointa vain tehdä ja katsoa, mitä tuli. Tehdä taas samalla kaavalla ja yllättyä samasta lopputuloksesta - huonosta sellaisesta.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Vanha viisaus. Minä opettelen tuota suunnittelua joka päivä, koska olen erittäin taipuvainen laiskuuteen, siihen että vain aloitan ja teen. Olenhan toiminnan ihminen. Toki olen vaistoillani useammin onnistunut kuin epäonnistunut, mutta nyt, kun omassa työssä jää aikaa suunnitteluun, huomaan onnistuvani entistä paremmin. Yllätys? On ollut minulle, joka on aina luottanut sokeasti vain vaistoihin. Tosin ne ovat yhä useimmin oikeassa kuin väärässä.

Sanoista tekoihin toimii sanontana myös. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että lähdetään soitellen sotaan, suunnittelematta. Se tarkoittaa nähdäkseni sitä, että suunnitelmat myös toteutetaan. Tiedän myös sellaisia veijareita, jotka ovat kovia suunnittelemaan, mutta eivät saa koskaan mitään aikaiseksi. Leijonan luola -ohjelmissa vilahtelee tätä lajia aika paljon. Tarvitsevat ulkopuolisen toteuttamaan suunnitelmansa, kun eivät itse kykene viemään asioita suunnittelupöydältä eteenpäin.

Sitten ovat nämä, jotka jättävät asiat herran haltuun. On hienot suunnitelmat ja ehkä jopa parhaat tekijät, mutta kun kysyt, miten onnistuttiin, ei innostuneella toimijalla ole mitään hajua. Eikä sitä edes kiinnosta. Pääasia, että tehtiin, paljon ja suunnitellusti, lopputuloksesta välittämättä. Seuranta on ehkä kaikkein helpoin unohtaa. Se vie aikaa. On erityisen ikävä vielä erikseen nähdä se kakka siellä housuissa. Projektin osallisia - työntekijöitä - on vaikea saada vakuuttuneeksi seurantatyökalujen tarpeellisuudesta ja merkityksestä. Seurantaa on haastava myydä toteuttavalle portaalle. Kaikkien mielestä raportointi on tarpeetonta, paitsi sen menestyneen johtajan mielestä. Sen mielestä se, tai oikeammin raporttien tulkinta, on tärkein tässä pyhässä kolminaisuudessa.

Donald Trump on mahdollisesti joskus sanonut, että jos et osaa raportoida tuloksia oikein ja ymmärrettävästi kahdella lauseella, et ole seurannut tarpeeksi tai oikeita asioita tai et ole ymmärtänyt projektin tavoitteita alkuunkaan.

Suurin osa johtajista tekevät vääriä asioita. Itsestäänselvä väite. Nähdäkseni kykenemättömät johtajat käyttävät aikansa toteutukseen, kun heidän pitäisi käyttää aikansa suunnitteluun ja seurantaan. Ne ovat johtajan pallilta katsottuna tärkeimmät onnistumisen välineet. Silti niihin ei löydy aikaa, väittävät. Minäkin opin tuon vain kantapään kautta. Opin ja opettelen yhä delegoimaan kaikki ne tehtävät, joita minun ei ole pakko suorittaa. Joku muu saa tehdä kaikki ne tehtävät, joita minun ei ole pakko suorittaa yrityksen tai projektin elämiseksi. Silloin jää yllättäen aikaa suunnittelulle ja seurannalle. 

Kokeile rakentaa työpäiväsi näin:

  1. Ensimmäiseksi suunnittelet kaksi tuntia. 
  2. Sen jälkeen teet pakollisia töitä - toteutat - kaksi tuntia. 
  3. Lopun neljä tuntia päivästä käytät seurantaan.
Huomaa, että seurantaa on myös henkilökunnan ja asiakkaiden kuuntelu. Jos päiväsi venyy yli kahdekaan tuntiin, teet vääriä asioita. Menestyvältä johtajalta pitää tietysti löytyä toimintamallien lisäksi myös ominaispiirteitä.

Tulos tehdään suunnittelemalla ja seuraamalla, jälkimmäistä vielä painottaen. Kun seuraat aktiivisesti projektien ja prosessien etenemistä, näet mahdolliset suuntavirheet nopeammin ja osaat muuttaa kurssia, kun sen vielä voi. Seuranta on ehdottomasti tärkein työkalusi, jos haluat onnistua ja tehdä tulosta. 

Kuten olen aiemminkin kirjoittanut, jos näet kapteenin juoksevan pitkin laivan käytäviä, siirry pelastuslauttojen välittömään läheisyyteen. Jos kapteeni hörppii kahvia komentosillalla, toimettoman oloisena, rentoudu ja nauti matkasta. Aivan kuten tehtiin Titanicilla, vai? Ylimielisyys on taas ihan toinen sudenkuoppa. Satamaan saapunut kapteeni on osannut seurata ja tulkita saamiaan raportteja sekä osannut suunnitella reittinsä.
Seuraaminen yksin uskosta on seuraamista sokeana.~ Benjamin Franklin
 P.S. Seuraaminen ja kyttääminen ovat eri asioita. Älä missään nimessä kyttää!

Ei kommentteja: